Fort Amherst Healthcare es una organización dedicada al cuidado de personas mayores con sede en St. John’s, Newfoundland and Labrador, que brinda atención y apoyo a residentes en múltiples ubicaciones. Con un equipo de 230 empleados distribuidos en 4 centros y un fuerte enfoque en la calidad del cuidado tanto para los residentes como para el personal, contar con procesos confiables de programación de turnos y gestión de nómina es fundamental para las operaciones diarias. En julio de 2024, Fort Amherst Healthcare implementó TimeWellScheduled para aportar mayor precisión, visibilidad y consistencia a la programación de turnos, el control de horas trabajadas y la administración de la nómina.
Desafío: Problemas en la programación manual de turnos en el sector de la salud
Limitaciones de la programación manual basada en papel
Antes de implementar TimeWellScheduled, Fort Amherst Healthcare dependía en gran medida de procesos manuales que consumían mucho tiempo para gestionar los turnos del personal. Los empleados debían revisar los horarios publicados en su lugar de trabajo para saber cuándo estaban programados, mientras que cualquier actualización o cambio se comunicaba por separado mediante mensajes de texto o notas en papel. Este enfoque fragmentado hacía que la gestión de los horarios fuera más difícil y aumentaba el riesgo de que se perdieran actualizaciones o se produjeran errores de comunicación.
Con su sistema de programación anterior, Fort Amherst Healthcare encontró que:
“los horarios eran difíciles de ingresar y no podían enviarse al personal.”
Solución: Aplicación móvil de programación centralizada
Horarios centralizados y accesibles virtualmente
Con TimeWellScheduled, la información de los horarios ahora está centralizada en línea, lo que brinda a los empleados una forma consistente de consultar sus turnos y mantenerse informados. En lugar de depender de horarios publicados físicamente y de mensajes de texto personales, los equipos utilizan la aplicación de TimeWellScheduled para ver sus horarios, solicitar tiempo libre y verificar las horas trabajadas. Este cambio significativo ha mejorado la comunicación entre las diferentes ubicaciones y ha reducido la cantidad de intercambios necesarios para gestionar las actualizaciones de horarios, facilitando la programación tanto para los empleados como para los administradores.
Fort Amherst Healthcare destaca mucho la aplicación de TimeWellScheduled
“ha mejorado la comunicación dentro del equipo, lo cual es excelente.”
Los empleados de Fort Amherst Healthcare valoran especialmente que
“pueden consultar su horario en cualquier momento y ver sus días disponibles por enfermedad y vacaciones.”
DESAFÍO: Seguimiento inexacto de vacaciones y días por enfermedad
Herramientas de programación inflexibles e imprecisas
Antes de adoptar TimeWellScheduled, Fort Amherst Healthcare enfrentaba dificultades con un sistema que carecía de la flexibilidad necesaria para respaldar su estructura operativa particular. Con múltiples ubicaciones y varios convenios colectivos vigentes, su sistema anterior no podía configurarse para reflejar estos requisitos específicos. Además, las vacaciones y los días por enfermedad no se registraban con precisión, lo que generaba trabajo administrativo adicional y reducía la confianza en los registros del personal.
Loralee Wettlaufer, directora de operaciones en la ubicación Bishops Gardens, reconoce que su sistema anterior
“no era lo suficientemente flexible para configurarse según nuestros convenios colectivos individuales” y “no registraba con precisión nuestras vacaciones ni los días por enfermedad.”
SOLUCIÓN: Reglas personalizadas para convenios colectivos
Herramientas de programación flexibles y precisas diseñadas para operaciones complejas
TimeWellScheduled brinda a Fort Amherst Healthcare la capacidad de configurar reglas de programación y control de horas que se ajustan exactamente a sus necesidades operativas. Los administradores de nómina pueden adaptar fácilmente el sistema para reflejar distintos convenios, estructuras de turnos y políticas en múltiples ubicaciones. Funciones como las TimeBands personalizables y los informes detallados han mejorado la precisión y proporcionado controles más sólidos, lo que facilita la gestión de programaciones complejas y el seguimiento de licencias con mayor confianza.
Los administradores de nómina de Fort Amherst Healthcare comentan que
“les ENCANTA la opción de reportes, es un excelente sistema de control y verificación” y que “pueden ajustar TimeWellScheduled fácilmente para reflejar exactamente lo que necesitan. Una de mis funciones favoritas son las TimeBands, ya que puedo configurar un turno exactamente según lo requiero.”
DESAFÍO: Baja visibilidad del control de asistencia
Visibilidad limitada en tiempo real sobre la asistencia
Por último, antes de implementar TimeWellScheduled, Fort Amherst Healthcare no contaba con acceso en tiempo real a la información de asistencia. Los problemas con su sistema anterior hacían que los datos de tiempo y asistencia no siempre estuvieran disponibles cuando se necesitaban, lo que dificultaba que los gerentes confirmaran rápidamente quién estaba en turno o respondieran a ausencias en el momento en que ocurrían. Sin esta visibilidad oportuna, los problemas de asistencia a menudo se abordaban después de que sucedían, en lugar de resolverse en el momento.
SOLUCIÓN: Control de asistencia en tiempo real y verificación con fotografía
Seguimiento de asistencia y visibilidad en tiempo real
TimeWellScheduled proporciona acceso en tiempo real a la información de asistencia, lo que brinda a los gerentes visibilidad inmediata sobre quién está de turno en cualquier momento. El registro de entrada ahora es más sencillo para los empleados, y la verificación mediante fotografía mejora la responsabilidad y la confianza en los registros de tiempo. Como resultado, los gerentes pueden identificar rápidamente problemas de asistencia y responder en el momento, en lugar de depender de información tardía o incompleta.
Fort Amherst Healthcare valora que TimeWellScheduled
“funciona en tiempo real” y señala que, como resultado, “marcar la entrada es más fácil [y el sistema] registra fotografías para verificación. Los gerentes pueden ver quién está de turno en cualquier momento y también monitorear cuando alguien no se presenta.”
Conclusión
Para Fort Amherst Healthcare, la implementación de TimeWellScheduled ha permitido reemplazar procesos manuales y fragmentados por una comunicación más clara, mayor flexibilidad y visibilidad en tiempo real en la programación de turnos, el control de asistencia y la gestión de nómina. Los administradores ahora cuentan con herramientas que les permiten configurar el sistema de acuerdo con requisitos operativos complejos, mientras que los gerentes se benefician de una visión inmediata de quién está de turno y cuándo es necesario actuar.
Igualmente importante, la experiencia ha estado respaldada por un servicio de atención al cliente ágil y cercano en cada etapa. La directora de operaciones de la ubicación Bishops Garden afirma que “el equipo de TimeWellScheduled fue muy receptivo y servicial”, lo que les permitió recibir ayuda oportuna y realizar ajustes cuando fue necesario. Este apoyo reforzó la confianza en el sistema y permitió que el equipo dedicara menos tiempo a resolver problemas técnicos y más a lo que mejor sabe hacer: brindar la más alta calidad de atención a los residentes y al personal.
