Apoyando Una Misión que Importa: Mejorando la Programación en Wequedong Lodge
Wequedong Lodge de Thunder Bay es una organización sin fines de lucro que brinda servicios de alimentación, traducción, transporte y orientación a clientes de las comunidades First Nations, Métis e Inuit que acceden a atención médica en Thunder Bay. La organización se enorgullece de ofrecer un entorno seguro, cómodo y culturalmente adecuado para las personas a las que atiende, al mismo tiempo que respalda a un equipo de 67 colaboradores que hacen posible la prestación de estos servicios esenciales.
Desafío #1:
Registro de Tiempo Poco Confiable Con el Sistema Anterior
Antes de adoptar TimeWellScheduled, Wequedong Lodge utilizaba un sistema que generaba problemas frecuentes tanto para empleados como para gerentes. Los dispositivos de registro de entrada fallaban periódicamente y, en ocasiones, las actualizaciones dejaban el sistema fuera de línea, impidiendo que los empleados pudieran registrar sus horarios. Incluso cuando el sistema funcionaba, muchos empleados creían haber registrado correctamente su entrada, solo para descubrir más tarde que su tiempo no había sido registrado.
Estas inconsistencias dificultaban el control preciso del tiempo y generaban trabajo administrativo adicional innecesario.
Solución #1
Un Sistema de Registro de Entrada y Salida Confiable y Fácil de Usar
Tras implementar TimeWellScheduled, Wequedong Lodge experimentó un proceso de registro de entrada y salida mucho más sencillo y confiable. Los empleados destacaron la facilidad de uso del sistema, mientras que los gerentes ganaron confianza al saber que los registros de tiempo se capturaban correctamente. Esta mayor confiabilidad redujo la confusión y aseguró registros precisos sin necesidad de correcciones manuales.
Desafío #2:
Comunicación Ineficiente de los Horarios
Debido a las limitaciones de su sistema anterior, los horarios en Wequedong Lodge se distribuían principalmente en formato físico. Aunque existía acceso digital, muchos empleados no se sentían cómodos utilizándolo. Esto hacía que la comunicación de los horarios fuera menos eficiente y aumentaba la dependencia de documentos impresos, generando trabajo adicional para los gerentes cuando había cambios o aclaraciones.
SOLUCIÓN #2:
Programación Más Rápida y Mejor Comunicación
Con TimeWellScheduled, los horarios se volvieron mucho más accesibles para los empleados, especialmente a través de la aplicación. Según el equipo de Wequedong Lodge, “este sistema no podría ser más fácil de usar”. Además de poder consultar sus turnos fácilmente, los empleados valoran la simplicidad para solicitar tiempo libre y la función de comunicación integrada que les permite contactar directamente a los gerentes.
“A nuestros empleados les gusta la aplicación y la encuentran muy fácil de usar. Es muy sencillo solicitar tiempo libre.”
“Es fácil de usar, muy adaptable y los empleados pueden enviar preguntas o inquietudes a gerentes y supervisores de manera oportuna.”
Por su parte, los gerentes también destacan las funciones de comunicación, pero valoran especialmente la facilidad para crear horarios y generar reportes. La elaboración y distribución de horarios ahora es más rápida y sencilla.
“El impacto de TimeWellScheduled ha permitido a los gerentes disponer de más tiempo para trabajar en otros proyectos. El sistema es muy fácil de usar para crear horarios, generar reportes e ingresar información.”
Desafío #3:
Visibilidad Limitada en Nómina y Reportes de Tiempo
Con el sistema anterior de Wequedong Lodge, la aprobación de turnos solo podía realizarse al día siguiente. Esto retrasaba tareas relacionadas con la nómina y limitaba el acceso a reportes oportunos. Además, los gerentes no contaban con informes precisos para hacer seguimiento de las horas trabajadas, horas estatutarias, vacaciones y otros datos clave.
Solución #3
Aprobaciones el Mismo Día y Reportes Precisos
TimeWellScheduled permitió la aprobación de turnos el mismo día, facilitando a los gerentes revisar y validar las horas de forma más eficiente. El sistema también proporciona reportes precisos para el seguimiento de horas trabajadas, horas estatutarias, saldos de vacaciones y otros datos importantes que antes no estaban disponibles. Como resultado, los gerentes obtuvieron una mayor visibilidad de la información del personal y ahorraron tiempo que ahora pueden dedicar a otras tareas.
“TimeWellScheduled nos permite aprobar los turnos el mismo día. Además, proporciona reportes precisos para hacer seguimiento del tiempo de los empleados, horas estatutarias, vacaciones y muchos otros aspectos que antes no teníamos.”
Conclusión
Para una organización como Wequedong Lodge, contar con herramientas confiables para la gestión del personal no es solo una necesidad operativa, sino un elemento esencial para apoyar a quienes brindan servicios críticos y humanos cada día. Al implementar TimeWellScheduled, la organización reemplazó la incertidumbre y los procesos manuales por claridad, precisión y confianza en el control del tiempo, la programación y los reportes. Igualmente importante, la transición estuvo respaldada por un servicio ágil y eficiente, asegurando que el sistema continuara funcionando sin problemas a medida que evolucionaban las necesidades de la organización.
“Recibimos un excelente apoyo durante la transición y seguimos recibiendo un servicio de alta calidad cuando surgen preguntas o inconvenientes. Estamos muy satisfechos con el sistema y el soporte que ofrece… y lo recomendaríamos ampliamente a otros empleadores.”
Los empleados ahora cuentan con un sistema intuitivo en el que pueden confiar, mientras que los gerentes han recuperado tiempo y visibilidad que antes se perdían debido a limitaciones del sistema anterior.
“Valoramos mucho las funciones de TimeWellScheduled, como la aplicación, los reportes y la comunicación entre empleados y gerentes. Su facilidad de uso, funciones de búsqueda, programación y la rapidez del soporte técnico cuando surgen problemas.”
Con menos barreras administrativas y herramientas más confiables, Wequedong Lodge está mejor posicionada para centrarse en lo más importante: apoyar a su equipo y a las comunidades a las que sirve.
