Antes y Después de TimeWellScheduled En Una Tienda Asociada de Canadian Tire
En este caso de estudio, descubre cómo el software basado en la nube de TimeWellScheduled ayudó a Canadian Tire a superar los desafíos de programación de turnos y a reducir los costos laborales.
by Daryn | 16 de septiembre de 2024
Canadian Tire Corporation es un referente del comercio minorista en Canadá, con 503 tiendas a nivel nacional en los sectores automotriz, ferretería, deportes, ocio y artículos para el hogar.
Desde 1921, la empresa ha brindado con éxito a los consumidores canadienses una amplia variedad de productos, que van desde comestibles hasta electrodomésticos y repuestos y servicios automotrices.
En agosto de 2021, y con base en una encuesta a 3714 compradores, Canadian Tire Retail fue reconocida como el “minorista de mercancía general más respetado de Canadá”. Entre los cinco principales minoristas más respetados también se encontraban Costco, Staples, Best Buy y Couche-Tard.
Caso de estudio
Canadian Tire – 885 Fairville Blvd., Saint John, New Brunswick
“La tienda Canadian Tire en Saint John Fairville, NB ofrece una amplia variedad de productos, incluyendo automotriz, herramientas, ferretería, deportes, artículos para el hogar y vida al aire libre. Esta ubicación también cuenta con un centro automotriz para la reparación y mantenimiento de vehículos.”
PROBLEMA
El sistema anterior de control de tiempo y asistencia generaba diversos inconvenientes:
Dificultades para conciliar el total de horas pagadas con el total de horas programadas
Problemas para comunicar horarios, turnos disponibles, intercambios de turnos y solicitudes de tiempo libre
En resumen, el sistema anterior era inflexible, demandaba mucho tiempo, resultaba poco confiable, impreciso y costoso.
Solucion
Software de programación en la nube de TimeWellScheduled
Mike Denomme ha trabajado con Canadian Tire durante 31 años y es el gerente general de la tienda en Saint John, New Brunswick. Mike supervisa a 49 empleados y 10 gerentes en el corazón de la ciudad más poblada de la provincia.
Le preguntamos a Mike:
¿De qué se siente más orgulloso de su tienda?
Respuesta de Mike:
“Estamos mejorando constantemente nuestra imagen y el servicio al cliente. ¡Piensa de manera más inteligente, no más difícil!”
El Canadian Tire de Mike vive de acuerdo con estas palabras; en 2017, la tienda implementó la solución de programación de TimeWellScheduled y no ha mirado atrás desde entonces. Por ello, encuestamos a Mike para conocer más sobre su experiencia con el software de programación en la nube de TimeWellScheduled (TWS).
Problema #1:
Conciliación entre el total de horas pagadas y el total de horas programadas
Le preguntamos a Mike:
¿Cuál fue el desafío más significativo en la programación con el sistema anterior?
Respuesta de Mike:
“El presupuesto, el total de horas pagadas frente al total de horas programadas.”
La conciliación de horarios es el proceso de comparar el total de horas laborales del período de pago actual con la cantidad de horas efectivamente pagadas. Su objetivo es asegurar que ambas cifras coincidan. Esta conciliación funciona como una verificación final para garantizar que los costos de mano de obra sean precisos y se mantengan dentro del presupuesto planificado.
Las conciliaciones de horas laborales son un procedimiento importante, ya que la mano de obra representa el componente más grande de la tasa de costos indirectos (ICR) de una empresa.
En Canadian Tire en Saint John, el sistema anterior era menos preciso y poco confiable, lo que dificultaba la planificación y el control de los gastos laborales. Además, el proceso consumía mucho tiempo, ya que requería que los gerentes ingresaran manualmente las horas de cada uno de los 49 empleados.
Problema #2:
Comunicación de los horarios
Le preguntamos a Mike:
¿Cómo se comunicaban los horarios en el sistema anterior?
Respuesta de Mike:
“Nuestro sistema era ‘publicar (el horario) en una hoja de papel en la sala del personal’.”
Si eres gerente o empleado en el sector retail, esta respuesta puede hacerte sonreír, incomodarte o incluso reír. Sin embargo, esta es una de esas tradiciones heredadas que se han convertido en parte de la cultura del comercio minorista. Funciona… hasta cierto punto.
Antes de 2017, Canadian Tire en Saint John utilizaba el método tradicional de comunicar los horarios del personal: imprimirlos y publicarlos en un área común. Por lo general, los horarios se publicaban con anticipación, lo que permitía a los empleados revisarlos y organizar su vida laboral y personal en consecuencia.
Por ejemplo, cuando los empleados detectaban un conflicto entre su horario laboral y un compromiso personal importante —como un evento familiar o una cita médica— podían coordinar con la gerencia para intercambiar turnos con otro compañero.
De manera similar, los turnos disponibles se publicaban en la sala del personal en una hoja de papel o nota adhesiva. Las solicitudes de tiempo libre también se comunicaban de esta forma: escritas a mano y entregadas físicamente. Los gerentes luego hacían seguimiento mediante anuncios verbales o llamadas telefónicas a empleados disponibles.
En general, el sistema funcionaba, pero era ineficiente, generaba estrés y no optimizaba la capacidad de programación. Además, en ocasiones algunos turnos quedaban sin cubrir debido a las limitadas opciones de comunicación.
En este sistema tradicional, problemas comunes como turnos disponibles, solicitudes de tiempo libre y disponibilidad del personal no se gestionaban de manera óptima. Muchas organizaciones aún utilizan este método; aunque funcional, está lejos de ser ideal y termina consumiendo tiempo y recursos.
Problema #3:
El sistema anterior era engorroso y requería la introducción manual de las horas de cada empleado
En 2022, puede parecer sorprendente, pero el 25% de las pequeñas y medianas empresas aún utiliza papel y lápiz para sus registros de nómina. Un estudio reciente de la American Payroll Association reveló que el 30% de las empresas emplea sistemas de nómina con 10 años de antigüedad o más.
En muchas operaciones de retail, incluyendo Canadian Tire, los sistemas de programación manual suelen generar turnos con exceso o falta de personal. Los costos laborales son difíciles de prever, ya que algunos empleados terminan trabajando horas extra, mientras que otros son asignados a turnos sin una necesidad real del negocio.
Aunque los sistemas manuales pueden ser sencillos de usar, en muchos casos las soluciones más antiguas no fueron diseñadas específicamente para la programación de turnos. Por ejemplo, la programación en retail es dinámica y requiere flexibilidad para adaptarse a las fluctuaciones del negocio, las necesidades del personal y la gestión de nómina. Los sistemas antiguos estaban diseñados para calcular e imprimir, pero no para adaptarse a cambios constantes.
Desde el punto de vista administrativo, la programación manual dificulta el mantenimiento de registros precisos de asistencia y consume mucho tiempo de los gerentes. Además, estas prácticas incrementan los costos laborales, son poco confiables y pueden afectar la moral de los empleados e incluso provocar rotación voluntaria.
En términos simples, la programación manual y los sistemas obsoletos suelen traducirse en menor productividad del personal, mayores costos y un uso ineficiente del tiempo de gestión.
“A los empleados les gusta la facilidad para registrar su entrada y salida. También valoran poder usar la aplicación para ver sus horarios y solicitar tiempo libre.” – Mike Denomme
SOLUCIÓN
Software de programación en la nube de TimeWellScheduled
Sistema de nómina integrado que reemplaza la entrada manual de datos
Hoy en día, en Canadian Tire en Saint John, el software TWS proporciona a los gerentes toda la información necesaria para calcular, imprimir y descargar los datos de nómina en formato Excel, permitiendo exportarlos en cuestión de minutos.
Además, como mecanismo de control, los encargados de programación pueden comparar los presupuestos con períodos de pago anteriores para verificar la eficiencia y precisión, o determinar si se requieren ajustes. El sistema TWS elimina la complejidad de ingresar manualmente las tarjetas de tiempo.
Mejora en la comunicación
TimeWellScheduled resuelve los problemas de comunicación al proporcionar a gerentes y empleados dos herramientas clave: el portal en línea y la aplicación TWS, disponible tanto en Google Play Store como en la App Store de iPhone.
“(Ahora) tenemos un mejor control sobre la programación, los procesos de registro de entrada y salida, y la gestión de solicitudes de tiempo libre.”
– Mike Denomme
Cada empleado cuenta con su propio portal para revisar mensajes, consultar su horario, tomar turnos disponibles o solicitar tiempo libre. Además, el personal puede utilizar la aplicación o el portal en línea desde una computadora, tableta o teléfono móvil para gestionar intercambios de turnos.
El acceso en línea permite a los gerentes modificar horarios actuales o futuros y comunicarlos rápidamente a todo el equipo.
Para asegurar que todos estén informados, tanto empleados como gerentes reciben notificaciones en sus dispositivos móviles u otros medios. De este modo, un cambio inesperado en el horario no implica que un turno quede sin cubrir.
“A los empleados les gusta la facilidad para registrar su entrada y salida. También valoran poder usar la aplicación para ver sus horarios y solicitar tiempo libre.”
– Mike Denomme
Replique el éxito con plantillas de programación
Las plantillas de programación de empleados son calendarios para un período específico que incluyen los nombres del personal y los horarios de turno. En Canadian Tire, los gerentes utilizan estas plantillas para asignar horas a los empleados y contar con una referencia confiable de los turnos.
Las plantillas de horarios de TWS permiten a los gerentes tomar turnos seleccionados (un día, una semana completa, etc.) y guardarlos para reutilizarlos en futuras programaciones. Estas plantillas funcionan especialmente bien para negocios de retail como Canadian Tire, donde los patrones de turnos suelen repetirse semana a semana.
Entre los beneficios de utilizar plantillas de programación se encuentran:
- Ayudan a planificar y controlar los costos
- Garantizan que todos estén alineados
- Pueden ajustarse y mejorarse con el tiempo
- Facilitan la preparación ante imprevistos
- Permiten el seguimiento del desempeño
- Eliminan la necesidad de ingreso manual de datos
En el caso de Canadian Tire, las plantillas de horarios reducen el tiempo necesario para crear programaciones de trabajo consistentes y confiables, eliminando además la necesidad de ingresar manualmente los horarios de los empleados.
“Esta es una excelente herramienta para presupuestar y gestionar los costos laborales.”
– Mike Denomme, Gerente General, Canadian Tire Saint John, NB
TimeWellScheduled es la solución ideal para su negocio de retail. Nuestro software basado en la nube facilita la creación y gestión de horarios de empleados, y nuestra función de control de tiempo permite a los trabajadores registrar su entrada y salida desde cualquier computadora o dispositivo móvil. Además, nuestro equipo de atención al cliente está siempre disponible para ayudarle a sacar el máximo provecho de la plataforma. Contáctenos hoy mismo para descubrir cómo TimeWellScheduled puede ayudar a optimizar el rendimiento de su negocio.
¡Gracias por leer nuestro artículo!
