Mercado Italiano Lina’s
Lina’s Italian Market es una tienda especializada, consolidada y orientada al cliente, que ofrece una experiencia de compra única mientras promueve la cultura italiana y apoya a los negocios locales. Con cuatro ubicaciones en Calgary, Alberta, Canadá, y más de 28 años de experiencia, Lina’s se enfoca en ofrecer productos europeos y especialidades italianas a la comunidad, destacando una experiencia de compra agradable, relajada y de alta calidad.
by Daryn | 16 de septiembre de 2024
Lina’s Italian Market Moderniza la Programación, la Nómina y la Gestión de RR. HH.
En sus cuatro ubicaciones, los 203 colaboradores de Lina’s Italian Market, reconocidos por su amabilidad y disposición, disfrutan introduciendo a los clientes en la gastronomía, cultura y productos italianos. Además, la tienda se enorgullece de ofrecer marcas únicas, tanto canadienses como internacionales. De hecho, Lina’s otorga gran importancia al apoyo a los negocios locales, destacando productos provenientes de Calgary y de toda la provincia de Alberta. Asimismo, Lina’s Italian Market ofrece servicio diario de entrega de comestibles y productos elaborados en casa, brindando a los clientes la comodidad de disfrutar sus productos desde sus hogares.
Caso de Estudio
Desafíos en la gestión del personal en Lina’s Italian Market
Antes de implementar TimeWellScheduled, los propietarios, la gerencia y el personal de Lina’s Italian Market enfrentaban tres desafíos críticos:
Desafío # 1: Programación compleja y dificultades en la capacitación
El sistema anterior no era fácil de usar ni para los gerentes ni para los empleados. La capacitación requería mucho tiempo y no era completamente efectiva, lo que generaba errores continuos en la programación y el control de horas.
“(El sistema anterior) no tenía una interfaz fácil de usar para la programación. Esto hacía que la capacitación (de los gerentes) fuera muy estresante y, en ocasiones, les tomaba el doble de tiempo completar los horarios.”
– Jamie Edstrom, Controller, Lina’s Italian Market
Desafío # 2: Informes inexactos y costos salariales
El sistema anterior de programación era obsoleto y consumía mucho tiempo.
“Obtener reportes sobre las horas programadas anteriormente de los empleados era inexacto con el sistema anterior. Los datos que extraíamos no cumplían con nuestros requerimientos, y era difícil obtener el historial de horas por departamento o para la planificación de costos salariales, a menos que se tuviera un alto conocimiento informático.”
– Jamie Edstrom
Desafío # 3: Cumplimiento de nómina y leyes laborales
El sistema de nómina anterior no cumplía con la legislación laboral de Canadá ni de la provincia de Alberta, además de ser un proceso lento y estresante
“Nuestro sistema anterior no estaba diseñado para cumplir con la legislación laboral canadiense. Además, hubo muchas ocasiones en las que los datos de nómina se importaban incorrectamente. Cuando esto sucedía, teníamos que revisar manualmente las tarjetas de tiempo de los 204 empleados para asegurarnos de que no hubiera errores. Esto era engorroso, consumía mucho tiempo y resultaba realmente frustrante.”
Nos acercamos a Jamie Edstrom, controller de Lina’s Italian Market, para analizar cómo ha cambiado la gestión del personal desde la implementación de la solución de programación en la nube de TimeWellScheduled en noviembre de 2021.
SOLUCIÓN # 1: Publicación Automatizada y Oportuna de Horarios
“Desde la implementación de TimeWellScheduled, los horarios de los empleados se publican de manera puntual y eficiente.” – Jamie Edstrom
Lina’s Italian Market implementó TimeWellScheduled para optimizar la programación de empleados en sus cuatro ubicaciones, y los resultados han sido altamente positivos. Los horarios del personal ahora se publican de forma confiable y a tiempo; los empleados pueden solicitar permisos o tiempo libre de manera digital (en línea o a través de la aplicación de TimeWellScheduled), y los gerentes pueden actuar rápidamente para realizar ajustes o aprobar cambios.
“Con TimeWellScheduled, los horarios del personal se publican puntualmente y se envían por correo electrónico una vez que están listos. Esto permite a los gerentes crear los horarios con semanas de anticipación y, con la opción de solicitudes de ausencia, los empleados pueden indicar su disponibilidad fácilmente.” – Jamie Edstrom
TimeWellScheduled respalda los objetivos del negocio al optimizar continuamente las horas laborales, la programación de turnos, la asistencia y los procesos de nómina. Además, su panel de control intuitivo permite a los gerentes mantenerse informados en tiempo real sobre lo que ocurre en todas las ubicaciones, una funcionalidad que valoran enormemente.
“Las funciones de control de tiempo y asistencia nos ayudan a monitorear ausencias por enfermedad, inasistencias, retrasos en el registro de entrada, entre otros. La función de reportes proporciona a los gerentes un historial específico de cada empleado. Por ejemplo, cuando realizamos evaluaciones de desempeño, el seguimiento de asistencia es uno de los puntos que utilizamos para orientar el rendimiento. Si un empleado puede ver que está registrando llegadas tardías de forma repetida, esto se convierte en un área clara en la que podemos solicitar mejoras.” – Jamie Edstrom
TimeWellScheduled continúa ayudando a Lina’s Italian Market a tomar el control del proceso de programación, ahorrando tiempo, optimizando costos y reduciendo el estrés tanto para los empleados como para los gerentes.
“Cada departamento cuenta con un presupuesto de mano de obra basado en datos históricos. De este modo, podemos obtener rápidamente una visión semanal de todas las horas programadas, o de las horas por departamento, para asegurarnos de que estamos en camino de optimizar los costos.” – Jamie Edstrom
SOLUCIÓN # 2: Aplicación Móvil Fácil de Usar Para el Personal
“Hemos recibido únicamente comentarios positivos tanto de gerentes como de empleados. Por ejemplo, nuestros gerentes habían utilizado anteriormente dos sistemas de programación diferentes, pero valoran mucho la funcionalidad y la facilidad de uso que ofrece TimeWellScheduled.”
– Jamie Edstrom
TimeWellScheduled ha representado un cambio significativo para Lina’s Italian Market. Tanto empleados como gerentes consideran que el software es fácil de aprender y utilizar. El panel de control intuitivo y las herramientas en línea se han implementado de manera fluida en sus cuatro ubicaciones. Además, durante la inducción del personal, solo se requieren entre 5 y 10 minutos para capacitar a nuevos colaboradores o gerentes en el uso de la plataforma.
“La función de mensajería, el portal del empleado y la aplicación móvil han mejorado drásticamente la comunicación interna. Por ejemplo, los gerentes pueden enviar mensajes fácilmente a todos los empleados o a departamentos específicos.” – Jamie Edstrom
SOLUCIÓN n.º 3: Simplificación De La Nómina y Cálculo de Días Festivos Legales
“Desde la implementación de TimeWellScheduled, la nómina ha mejorado considerablemente. Una vez que los gerentes de tienda aprueban las tarjetas de tiempo quincenales, estas se exportan fácilmente al software de nómina. Para el mediodía, podemos completar cuatro nóminas con la confianza de que las horas son correctas.” – Jamie Edstrom
TimeWellScheduled ha demostrado ser una solución altamente eficaz para el procesamiento de nómina en Lina’s Italian Market. Con las tarjetas de tiempo quincenales aprobadas por los gerentes, las horas se exportan de forma sencilla al sistema de nómina, permitiendo completar cada período de pago de manera rápida y confiable.
“TimeWellScheduled calcula automáticamente la elegibilidad de los empleados para los días festivos legales. Por ejemplo, el software identifica cuándo pagar a los empleados que han trabajado solo 1.5 días y separa las horas restantes mediante la función de exportación. Al gestionar una fuerza laboral grande, esta herramienta es de gran ayuda y ahorra mucho tiempo.” Además, cabe destacar que: “A lo largo de mi carrera, he implementado el sistema de programación de TimeWellScheduled en múltiples ubicaciones, de manera totalmente fluida. Sus herramientas de ayuda en línea siempre tienen las respuestas que necesito en el momento adecuado, y el equipo de soporte técnico responde con rapidez cada vez que tengo alguna consulta.” – Jamie Edstrom
Según Jamie, Lina’s Italian Market ha logrado modernizar con éxito sus procesos de programación, nómina y gestión de recursos humanos mediante la implementación de TimeWellScheduled. Su interfaz intuitiva ha permitido eliminar los problemas previos relacionados con la programación, los reportes y la nómina. La retroalimentación positiva de gerentes y empleados confirma que el software ha representado un cambio significativo para la empresa. Finalmente, el importante ahorro de tiempo, la mejora en la precisión y el cumplimiento de la legislación laboral canadiense reflejan un futuro prometedor para Lina’s Italian Market con TimeWellScheduled.
