Skiis & Biikes Mejora la Comunicación del Personal y la Flexibilidad en la Programación en Todas sus Ubicaciones
Skiis and Biikes fue fundada en 1978 y es un destacado minorista canadiense especializado en equipos de esquí y ciclismo. Con ubicaciones en Mississauga, Toronto y Collingwood, la empresa se apasiona por conectar a los entusiastas del aire libre y crear una comunidad segura y accesible que motive a las personas a disfrutar del exterior.
by Kaatje | 17 de marzo de 2025
Liz Katanik, directora de tienda de Skiis and Biikes, supervisa las operaciones diarias de la tienda principal en Mississauga, así como las operaciones minoristas de las tres tiendas adicionales de la empresa en Ontario, asegurando que la compañía mantenga su compromiso con un alto nivel de conocimiento técnico, un servicio al cliente excepcional y una experiencia positiva para los empleados.
Bajo su liderazgo, Skiis and Biikes adoptó el software de programación en la nube de TimeWellScheduled para reemplazar su sistema anterior. Desde su implementación, Liz ha observado mejoras significativas en la flexibilidad de la programación, la administración de la nómina y la comunicación entre gerentes y empleados.
Conversamos con Liz y su equipo para conocer más sobre su experiencia con TimeWellScheduled y su impacto transformador en las operaciones de Skiis and Biikes.
Una de las tiendas de Skiis and Biikes está ubicada en el dinámico distrito comercial de Mississauga, una ciudad reconocida por su próspera economía minorista y su cercanía a diversas áreas de recreación al aire libre, incluyendo pintorescas rutas para ciclismo, parques de conservación y populares destinos para esquí.
Otras ubicaciones en Collingwood, Toronto y el Caledon Ski Club también atienden las necesidades específicas de sus comunidades, manteniendo el compromiso de la empresa con un servicio al cliente de alta calidad y un sólido nivel de especialización técnica.
Skiis and Biikes se especializa en equipos para actividades al aire libre, ofreciendo una amplia gama de artículos, indumentaria y servicios técnicos. Para garantizar un adecuado apoyo a su equipo, la empresa cuenta con entre 60 y 110 colaboradores distribuidos en todas sus ubicaciones.
Desafío # 1: Software de Retail Obsoleto y Poco Intuitivo
Antes de adoptar TimeWellScheduled, Skiis and Biikes enfrentaba dificultades con un sistema de programación obsoleto que, en lugar de apoyar las operaciones diarias, las entorpecía. El software anterior no era fácil de usar y carecía del diseño intuitivo necesario para un entorno de retail dinámico. Incluso después de años de uso, los gerentes frecuentemente tenían que contactar al proveedor de servicio en busca de ayuda, solo para descubrir que las soluciones rara vez eran simples. Esta ineficiencia generaba una pérdida de tiempo y recursos.
“Nada era intuitivo… A menudo teníamos que buscar soporte de (nuestro proveedor anterior), incluso después de años de uso, pero (ellos) rara vez ofrecían una solución sencilla.”
Solución # 1: Programación Fácil de Usar y Personalizable
Después de solo unos días, Skiis and Biikes notó el diseño intuitivo y fácil de usar de TimeWellScheduled, eliminando la necesidad de soporte técnico frecuente y permitiendo una navegación fluida. Las opciones de personalización brindaron la flexibilidad necesaria para adaptar el software a las necesidades específicas de la empresa, convirtiéndolo en una solución ideal para su entorno de retail.
“Podemos cambiar y ajustar muchos pequeños detalles muy fácilmente para adaptarlos a nuestras necesidades.”
En caso de requerir soporte técnico, TimeWellScheduled garantizó un equipo ágil y dispuesto a ayudar. Su asistencia oportuna permitió resolver cualquier duda o inconveniente de manera eficiente, minimizando interrupciones y asegurando la continuidad de las operaciones.
Desafío # 2: Incorporación Compleja y Gestión de Credenciales
Además, la incorporación de nuevos empleados y la gestión de sus credenciales representaban otro desafío para Liz y su equipo. El sistema anterior contaba con funciones de seguridad excesivamente complejas, lo que dificultaba asignar correctamente las configuraciones adecuadas a cada empleado.
“Cambiar las credenciales era complicado y hacía difícil configurar correctamente los ajustes para cada persona… (no estaba diseñado para trabajadores ni gerentes del sector retail).”
Solución n.º 2: Gestión Eficiente del Personal y Nómina Automatizada
Uno de los cambios más significativos fue la simplificación del proceso de incorporación de nuevos empleados, acompañado de una mayor eficiencia en la programación. TimeWellScheduled muestra los horarios por departamentos, lo que permite a los gerentes organizar los turnos de manera más efectiva y garantizar una dotación adecuada en cada área. Además, los gerentes pueden revisar resúmenes diarios de horas trabajadas y recibir notificaciones semanales que indican si los empleados están sobreprogramados o con pocas horas asignadas. La posibilidad de planificar horarios con semanas de anticipación y gestionar solicitudes de tiempo libre dentro de la aplicación ha reducido interrupciones y evitado la saturación de correos en la gestión. Incluso la función de intercambio de turnos ha aportado una flexibilidad muy valorada por los empleados.
“El resumen de horas por día es muy útil… (al igual que) la notificación de las horas semanales de los empleados.”
“La función de intercambio de turnos es excelente, (así como) la posibilidad de planificar los horarios con semanas de anticipación.”
La administración de la nómina también se ha beneficiado de las funcionalidades avanzadas de TimeWellScheduled, ya que el sistema permite cargar los registros de tiempo de manera mucho más eficiente y con menos errores durante el proceso de aprobación. La función de Registro de Empleo (ROE) se ha convertido en una herramienta indispensable para la gestión de nómina, ahorrando tiempo y garantizando precisión. Las horas semanales, incluyendo horas extra y tiempo compensatorio, ahora son fácilmente accesibles, brindando a los gerentes información clara para optimizar los procesos de nómina y reducir la carga administrativa.
“La función de ROE es una herramienta extremadamente valiosa para el área de nómina… es fácil ver las horas semanales, incluyendo horas extra y tiempo compensatorio.”
Desafío n.º 3: Comunicación Fragmentada del Personal
La comunicación relacionada con horarios y tarjetas de tiempo era otro punto débil para Liz y su equipo. Su sistema anterior no ofrecía una plataforma centralizada para gestionar la asistencia y las tareas relacionadas con los turnos, lo que obligaba a los gerentes a depender de mensajes de texto y correos electrónicos. Este enfoque solía generar errores de comunicación y una sobrecarga de mensajes, dificultando el seguimiento efectivo de información importante. Los gerentes necesitaban una solución que centralizara estos procesos y ofreciera un espacio dedicado para notas y comunicaciones clave.
Las ineficiencias en la programación y la comunicación pueden restar atención a aspectos más importantes de la gestión de la tienda, como la atención al cliente y el apoyo al personal. Por ello, Skiis and Biikes necesitaba una solución que optimizara las operaciones y redujera la carga administrativa de los gerentes, adaptándose específicamente a las necesidades de su entorno retail. Para abordar estos desafíos derivados de su sistema anterior, la empresa recurrió a TimeWellScheduled.
Solución # 3: Mensajería Centralizada Del Equipo y Mayor Responsabilidad
Finalmente, TimeWellScheduled fortaleció la responsabilidad y la comunicación dentro del equipo. Los gerentes de cada departamento obtuvieron acceso directo al seguimiento de asistencia de sus empleados, distribuyendo la responsabilidad y reduciendo la dependencia exclusiva del gerente general. La comunicación entre gerentes y empleados también se optimizó mediante la aplicación, que centraliza tareas relacionadas con turnos, notas de asistencia y actualizaciones.
“Los gerentes de departamento tienen visibilidad sobre la asistencia de sus propios empleados, lo que aumenta la responsabilidad.”
“(TimeWellScheduled) ha optimizado la comunicación sobre la asistencia y las tareas de turnos a través de la aplicación, lo cual es muy beneficioso para los gerentes, ya que crea un espacio específico para estas notas y conversaciones, en lugar de depender de intercambios informales o de una gran cantidad de mensajes y correos electrónicos.”
Conclusión
Gracias a su facilidad de uso, flexibilidad y potentes funcionalidades, TimeWellScheduled transformó los procesos de programación y comunicación de Skiis and Biikes en todas sus ubicaciones. Ahora, los gerentes cuentan con herramientas que les permiten ahorrar tiempo, reducir errores y optimizar las operaciones, creando un entorno de trabajo más eficiente y organizado tanto para el personal como para el equipo directivo.
