TimeWellScheduled Mejora la Gestión de RR. HH. en New York Fries
Adéntrate en el mundo de New York Fries (NYF), donde la perfección de las papas fritas se combina con un sabor irresistible. Desde 1984, cuando se inauguró la primera ubicación en Canadá en Scarborough Town Centre, la pasión de la marca por las papas frescas, cortadas a mano y con piel, se ha mantenido constante. Lo que comenzó con papas fritas y bebidas pronto evolucionó, incorporando en 1989 el icónico poutine, transformando a New York Fries en un referente para disfrutar papas fritas, hot dogs y mucho más.
Entre las 120 ubicaciones de la empresa en Canadá y otros países, Joanne Fennell destaca como una orgullosa franquiciada. Desde 1989, ha liderado operaciones en Cambridge, Guelph, Kitchener y Waterloo, en Ontario, Canadá, empleando a 43 colaboradores. Joanne se enorgullece de la alta calidad del menú que ofrecen sus cuatro locales. Ella explica:
“Somos un restaurante de servicio rápido, conocidos principalmente por nuestras papas fritas frescas, con piel, una variedad de poutines y hot dogs premium.”
TimeWellScheduled encuestó a Joanne para conocer más sobre su negocio y cómo su sistema innovador de control de tiempo y asistencia ha ayudado a optimizar la gestión de recursos humanos, la programación del personal y la modernización de la nómina.
“Nos cambiamos a TimeWellScheduled por varias razones: mejorar la eficiencia en el registro de entrada y salida, aumentar la precisión en el pago del personal según las horas realmente trabajadas frente a las programadas, minimizar el riesgo de errores en la nómina y facilitar la carga de horas trabajadas en nuestro software de nómina.”
TimeWellScheduled mejora la precisión en el registro de entrada y salida al automatizar el control del tiempo y reducir errores comunes en sistemas antiguos basados en ingreso manual de datos o tarjetas de marcaje. Su software en la nube garantiza un registro preciso de las horas trabajadas, alineado con los horarios establecidos, y agiliza el procesamiento de la nómina en todas las ubicaciones.
Desafíos: Programación del Personal en Múltiples Ubicaciones
Joanne y el equipo de New York Fries enfrentaban tres desafíos antes de implementar TimeWellScheduled:
Desafío #1: Turnos Perdidos y Errores en la Nómina
En ocasiones, los gerentes olvidaban realizar cambios necesarios en los horarios del personal. Esto provocaba que se pagara al empleado equivocado o que algunos recibieran pagos incorrectos, ya sea por defecto o en exceso.
Solución #1: Control de Asistencia en Tiempo Real
TimeWellScheduled resolvió este problema mediante notificaciones automáticas de turnos programados, permitiendo ajustes en tiempo real por parte del personal autorizado, manteniendo registros detallados e integrándose de forma fluida con los sistemas de nómina. Estas medidas garantizan mayor precisión en la programación y en los pagos, reduciendo errores causados por factores humanos. Joanne describe su experiencia:
“Desde que implementamos TimeWellScheduled, cada empleado registra su entrada al llegar y su salida al finalizar su turno, asegurando que siempre se le pague exactamente por el tiempo que trabajó.”
Desafío #2: Actualización Manual de Horarios
Los horarios anteriores se imprimían y se publicaban en un tablón de anuncios. El personal debía registrar manualmente sus turnos con dos semanas de anticipación. Sin embargo, los horarios estaban sujetos a cambios (intercambio de turnos, enfermedades, citas médicas, etc.), lo que obligaba a los empleados a revisarlos constantemente. Este sistema era laborioso y no garantizaba que todos estuvieran informados sobre sus turnos.
Solución #2: Programación Digital y Aplicación Móvil
TimeWellScheduled resolvió este problema al digitalizar los horarios, eliminando la necesidad de impresiones y tableros físicos. A través de una plataforma en línea, los empleados pueden acceder fácilmente a sus horarios, recibir notificaciones automáticas sobre cambios y gestionar sus turnos de forma digital.
Esta transición redujo tareas manuales, permitió actualizaciones en tiempo real y mejoró la visibilidad de los horarios para todo el personal, eliminando la necesidad de revisiones constantes. Joanne lo explica:
“El personal tiene la comodidad de revisar sus horarios en la aplicación de TimeWellScheduled desde sus teléfonos móviles. Esto les facilita mantenerse informados sobre cualquier cambio de turno, ofreciendo una forma más eficiente y accesible de gestionar sus horarios de trabajo.”
Desafío #3: Nómina Manual y Consumo Excesivo de Tiempo
La consolidación manual de las horas trabajadas por los empleados consumía mucho tiempo y dificultaba la correcta introducción de los datos en el sistema de nómina anterior. Además, este proceso aumentaba la probabilidad de errores o discrepancias, haciendo necesario encontrar una forma más eficiente y precisa de gestionar la información.
Solución #3: Integración Automatizada de la Nómina
TimeWellScheduled resolvió este problema automatizando el registro de las horas trabajadas, eliminando procesos manuales intensivos. El software se integra de forma fluida con el sistema de nómina, garantizando cálculos precisos y reduciendo significativamente el riesgo de errores. El paso de un proceso manual a uno automatizado no solo ahorra tiempo a los gerentes, sino que también mejora notablemente la precisión en la gestión de la nómina. Joanne lo explica:
“TimeWellScheduled ha desempeñado un papel clave en la reducción de errores al ingresar información de nómina. Esta mejora ha agilizado el proceso y ha proporcionado mayor precisión en la gestión de los datos.”
Transición y Migración de Datos del Sistema Anterior a TimeWellScheduled
Cuando las franquicias migran de sistemas antiguos a plataformas modernas como TimeWellScheduled, suelen enfrentar desafíos relacionados con la compatibilidad y precisión de los datos, así como la capacitación del personal para adaptarse a la nueva tecnología. En este caso, Joanne Fennell destaca la experiencia positiva durante la implementación:
“TimeWellScheduled se aseguró de que la transferencia de nuestros datos fuera fluida, eficiente y precisa. Esto demuestra un plan de transición bien ejecutado. Todo el proceso se llevó a cabo sin inconvenientes.”
Además, una migración oportuna y el soporte técnico continuo son clave para minimizar interrupciones y mantener la continuidad operativa. Joanne también resalta:
“TimeWellScheduled se adapta a las necesidades específicas de nuestro negocio, especialmente con múltiples ubicaciones y personal compartido. Todas las tiendas están integradas en un solo proceso de nómina, asegurando pagos precisos a cada empleado, sin importar dónde haya trabajado.”
La implementación de un sistema en la nube puede presentar desafíos de aprendizaje, especialmente en aspectos como acceso remoto, ingreso de datos, generación de reportes y protocolos de seguridad. Sin embargo, la facilidad de uso de TimeWellScheduled facilitó la adopción por parte del equipo:
“La facilidad de uso es fundamental al implementar cualquier sistema. TimeWellScheduled permitió a nuestros empleados acceder y revisar sus horarios desde cualquier lugar. Además, contar con un sistema centralizado para solicitudes de vacaciones asegura una gestión eficiente sin riesgo de pérdida de información. La aplicación es muy fácil de usar para todo nuestro equipo.”
TimeWellScheduled generó un cambio significativo en la gestión de recursos humanos de New York Fries, especialmente en las franquicias de Joanne en Ontario. Problemas como turnos perdidos, sistemas obsoletos y errores en la nómina fueron resueltos de manera efectiva.
El sistema optimizó la precisión en la programación, modernizó los procesos de nómina y mejoró la eficiencia operativa en general. Joanne destaca especialmente la interfaz intuitiva y las funciones centralizadas como factores clave en la mejora de la experiencia tanto para empleados como para gerentes.
“Recomendaría TimeWellScheduled a todos los dueños de negocios. Ha tenido un impacto muy positivo en nuestro proceso de nómina y en nuestras operaciones en general. Ha revolucionado nuestro sistema de control de tiempo y asistencia; funciona perfectamente para nuestras necesidades.”
