Quatre points clés :
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- Faites une évaluation tôt (mi-août) : Évaluez les employés saisonniers selon des critères précis et mesurables, comme l’assiduité, la maîtrise des compétences et la compatibilité avec la culture de l’entreprise, avant la fin de la haute saison.
- Établissez des parcours personnalisés : Préparez des offres de transition claires avec un échéancier précis pour les candidats retenus, ainsi qu’un processus de départ structuré pour les étudiants qui retourneront aux études afin de créer un bassin de recrutement direct.
- Automatisez la gestion des quarts de travail : Utilisez les fonctions automatisées d’échange de quarts, de gestion des disponibilités et de suivi des heures supplémentaires de TimeWellScheduled afin de simplifier la gestion des horaires entre les équipes permanentes à temps plein et les employés saisonniers à temps partiel en période de transition.
- Effectuez des entrevues de départ structurées : Utilisez les entrevues de départ pour recueillir des commentaires concrets sur les lacunes en matière de formation, les problèmes liés aux horaires et l’intention des employés de revenir la saison suivante.
Pourquoi la transition de fin d’été est importante
À l’approche de la fin de l’été, les gestionnaires arrivent à un moment décisif. L’afflux de main-d’œuvre saisonnière qui a permis de maintenir le bon déroulement des activités pendant la période de pointe commence à diminuer. Certains de vos employés saisonniers retournent aux études, tandis que d’autres espèrent transformer leur poste temporaire en emploi permanent.
Ne pas gérer cette transition de façon stratégique peut entraîner deux pertes importantes : voir des employés saisonniers très performants partir chez des concurrents qui leur offrent plus rapidement un poste à temps plein, ou provoquer l’épuisement de votre équipe permanente pendant la réduction progressive des effectifs saisonniers. Voici comment effectuer une transition harmonieuse des employés saisonniers vers des postes réguliers à temps plein grâce à des étapes claires et concrètes.
Étape 1 : Effectuez une évaluation saisonnière selon 3 critères d’ici la mi-août
N’attendez pas la dernière semaine d’août pour décider qui recevra une offre d’emploi à temps plein. Commencez une évaluation structurée du rendement au moins trois semaines avant la fin de la saison. Évaluez chaque membre de l’équipe saisonnière selon trois critères précis :
Indice de ponctualité et de fiabilité
Consultez vos registres de temps et de présence afin de repérer les tendances en matière de retards, d’absences imprévues ou d’abandons de quarts de travail à la dernière minute. Un employé qui est constamment ponctuel pendant les périodes estivales très achalandées devrait maintenir un niveau élevé de fiabilité pendant les périodes d’activité plus calmes.
Autonomie dans les tâches
Identifiez les employés qui nécessitent peu de supervision lorsqu’ils effectuent des tâches complexes. Par exemple, dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration, recherchez les employés capables de résoudre eux-mêmes les plaintes des clients sans devoir transmettre chaque problème à un gestionnaire.
Capacité d’adaptation entre les départements
Accordez la priorité aux candidats qui offrent spontanément leur aide aux départements voisins ou qui se rendent disponibles lorsqu’un quart de travail doit être comblé à court préavis.
Étape 2 : Établissez une stratégie de transition à deux parcours
Divisez vos employés saisonniers en deux groupes distincts : Candidats à la transition (ceux que vous souhaitez conserver immédiatement à temps plein) et Anciens employés saisonniers (les employés performants qui retournent aux études ou à des emplois temporaires et que vous souhaitez revoir l’été prochain).
Parcours A : Le processus de transition vers un poste à temps plein
Pour les employés les plus performants qui passent à un poste à l’année, évitez les promesses vagues. Planifiez une rencontre officielle de 15 minutes afin de discuter de la transition et fournissez :
- 1. Une description claire de l’évolution du rôle : Expliquez comment leurs tâches quotidiennes passeront de la gestion du volume élevé de la période estivale aux activités opérationnelles régulières, au contrôle des stocks ou à la direction d’une équipe.
- 2. Une date de début et une structure de rémunération précises : Présentez leur horaire permanent, l’échéancier d’admissibilité aux avantages sociaux et les modifications apportées à leur rémunération dès le premier jour du nouveau cycle opérationnel.
- 3. Un plan d’intégration de 30 jours : Traitez la transition vers un poste permanent comme une nouvelle embauche en ce qui concerne les procédures générales de l’entreprise, l’approfondissement des compétences opérationnelles et les attentes liées à un poste à temps plein.
Parcours B : Le bassin « Retour la saison prochaine »
Pour les employés très performants qui ne peuvent pas passer à un poste à temps plein, comme les étudiants qui retournent à l’université :
- Établissez rapidement des ententes d’horaire préférentielles : Offrez de courts quarts de travail pendant les congés d’automne ou d’hiver, par exemple pendant les périodes achalandées des Fêtes ou les longues fins de semaine, afin de les maintenir actifs dans votre système RH.
- Envoyez rapidement les offres de renouvellement de contrat : Envoyez les offres de retour dès janvier ou février avec une prime de retour garantie ou une augmentation de 2 $/heure par rapport au taux de base de la saison précédente.
Étape 3 : Maîtrisez la logistique des changements d’effectifs et d’horaires
Le passage d’employés saisonniers à des postes réguliers à temps plein modifie toute la dynamique de vos horaires. Les employés permanents ont besoin d’heures de travail constantes et prévisibles afin de maintenir la conformité, de prévenir l’épuisement professionnel et de gérer efficacement les budgets de main-d’œuvre.
C’est à ce moment que des outils intelligents de planification des horaires peuvent faire une différence mesurable. L’utilisation d’un système automatisé de gestion de la main-d’œuvre comme TimeWellScheduled permet aux gestionnaires de modifier facilement, en quelques secondes, le statut des employés de saisonnier à temps plein. Vous pouvez suivre en temps réel les changements de disponibilité des employés, établir des limites automatisées pour les heures supplémentaires et permettre aux employés à temps partiel ou de retour d’échanger facilement leurs quarts de travail grâce à des outils libre-service. Cela élimine les difficultés opérationnelles liées à la modification manuelle des feuilles de calcul à mesure que vos effectifs saisonniers diminuent.
Étape 4 : Effectuez des entrevues de départ qui permettent de recueillir des renseignements utiles
Au lieu d’utiliser un processus de départ générique, effectuez une entrevue de départ structurée de 10 minutes avec chaque employé saisonnier qui quitte l’entreprise. Posez ces trois questions directes afin de recueillir des renseignements opérationnels utiles :
- « Quel processus ou outil vous a le plus ralenti pendant vos deux premières semaines de travail? »
- « Dans quelle mesure votre horaire était-il prévisible et estimez-vous avoir reçu un préavis suffisant lorsque des modifications étaient apportées à votre horaire? »
- « Sur une échelle de 1 à 10, quelle est la probabilité que vous reveniez travailler avec nous l’été prochain, et quel changement pourrait faire passer votre réponse à 10? »
Consignez ces commentaires dans vos dossiers RH. Corriger précisément ces sources de difficulté avant la prochaine période d’embauche contribue à améliorer la rétention des employés année après année.
Simplifiez dès aujourd’hui la transition de vos employés
Gérer la transition de fin d’été ne consiste pas seulement à finaliser la paie, mais aussi à créer un bassin continu de talents. En évaluant rapidement le rendement, en offrant des transitions structurées, en simplifiant les ajustements d’horaires et en réalisant des entrevues de départ ciblées, vous pouvez maintenir l’engagement de vos meilleurs employés année après année.
