New York Fries – Cambridge, Guelph, Kitchener, et Waterloo, Ontario, Canada
TimeWellScheduled améliore la gestion des RH chez NYF
Entrez dans le monde de New York Fries (NYF), où la perfection des frites rencontre un délice irrésistible. Depuis 1984, date à laquelle le premier restaurant canadien a ouvert ses portes au centre-ville de Scarborough, la passion de l’entreprise pour les frites fraîchement coupées avec la peau est inébranlable. Ce qui a commencé avec des frites et du cola a rapidement évolué, introduisant l’emblématique poutine en 1989, transformant la marque NYF en une plaque tournante des frites, des hot-dogs et bien plus encore.
« Nous sommes un restaurant à service rapide surtout connu pour nos frites fraîchement coupées avec la peau, un assortiment de poutines et de hot-dogs de qualité supérieure. »
TimeWellScheduled a interrogé Joanne pour en savoir plus sur son entreprise et sur la manière dont notre système innovant de gestion du temps et des présences a contribué à optimiser la gestion des ressources humaines, la planification du personnel et à moderniser l’administration de la paie.
« Nous sommes passés à TimeWellScheduled pour plusieurs raisons : pour améliorer l’efficacité des entrées et sorties au poinçon, la précision de la rémunération du personnel pour le temps réel travaillé par rapport aux heures planifiées, pour minimiser le risque d’erreurs de paie, et la facilité de télécharger les heures travaillées dans notre logiciel de paie. »
Les défis de la gestion du personnel chez New York Fries
Joanne et l’équipe NYF ont été confrontées à trois défis avant de mettre en œuvre TimeWellScheduled :
Défi n°1 : le personnel manque parfois les quarts de travail prévus
Il arrivait parfois que les managers oublient d’apporter les modifications nécessaires à l’horaire du personnel. Cela entraînait que le mauvais employé était payé, ou qu’un employé était soit sous-payé, soit surpayé.
Solution n°1 : TimeWellScheduled met à jour et republie les horaires du personnel en temps réel
TimeWellScheduled a résolu ce problème en mettant en œuvre des notifications automatisées pour les équipes planifiées, permettant des ajustements de planning en temps réel par le personnel autorisé, en tenant des journaux détaillés et en s’intégrant de manière transparente aux systèmes de paie. Ces mesures garantissent l’exactitude de la planification et du paiement, minimisant les cas de quarts de travail manqués ou d’erreurs de paiement dues à une erreur humaine. Joanne décrit l’expérience :
« Depuis la mise en œuvre de TimeWellScheduled, chaque employé se connecte à son arrivée et se déconnecte à la fin de son quart de travail, garantissant ainsi que chaque employé est toujours payé exactement ce qu’il a travaillé. »
Défi n°2 : Tenir à jour les horaires du personnel affichés
Les anciens horaires étaient imprimés manuellement et affichés sur un tableau d’affichage. Le personnel devait enregistrer manuellement ses quarts de travail deux semaines à l’avance. Cependant, les horaires étaient parfois sujets à changement (échanges d’équipes, maladies, rendez-vous chez le médecin, etc.), nécessitant des enregistrements réguliers de la part du personnel. Ce système demandait beaucoup de main d’œuvre et ne garantissait pas que tout le monde était au courant de son quart de travail.
Solution n°2 : TimeWellScheduled implémente la planification numérique
TimeWellScheduled résout le problème de traitement en numérisant les plannings, éliminant ainsi le besoin d’impression manuelle et de tableaux d’affichage physiques. Grâce à une plateforme en ligne, le personnel peut facilement accéder à ses horaires, recevoir des notifications automatiques de changements et gérer ses équipes de manière numérique.
Cette transition a réduit les tâches à forte intensité de main-d’œuvre, a assuré des mises à jour en temps réel et a amélioré la connaissance du personnel par rapport à ses horaires, éliminant le besoin d’enregistrements manuels constants. Joanne explique :
« Le personnel a la possibilité de consulter ses horaires sur l’application TimeWellScheduled depuis son téléphone portable. Cela leur a permis de rester beaucoup plus facilement informés de tout changement d’équipe, offrant ainsi un moyen plus efficace et plus accessible de gérer leurs horaires de travail. »
Défi n°3 : le traitement manuel de la paie était sujet aux erreurs et Cela prend du temps
La synthèse manuelle des heures travaillées par les employés prenait beaucoup de temps et rendait difficile la saisie précise des calculs dans l’ancien programme de paie. De plus, le processus manuel augmente la probabilité d’erreurs ou d’écarts potentiels, ce qui rend crucial la recherche d’une méthode plus efficace et plus précise pour gérer les données de paie.
Solution n°3 : TimeWellScheduled améliore le suivi du temps et la gestion du temps. Modernise les processus de paie
TimeWellScheduled résout le problème en automatisant le suivi des heures travaillées par les employés, éliminant ainsi le processus manuel fastidieux. Le logiciel s’intègre parfaitement au système de paie, garantissant des calculs précis et sans erreur, réduisant ainsi le risque d’écarts dans les données de paie. Le passage du traitement manuel au traitement automatisé fait gagner du temps à la direction et améliore considérablement la précision du traitement de la paie. Joanne explique :
« TimeWellScheduled a joué un rôle important dans la réduction du risque d’erreur lors de la saisie des informations de paie. Cette amélioration a rationalisé le processus et a fourni une plus grande précision dans la gestion des données de paie. » /h4>
Transition et migration des données de l’ancien système vers TimeWellScheduled.
« TimeWellScheduled a veillé à ce que le transfert de nos données soit fluide, efficace et précis. Cela témoigne d’un plan de transition bien exécuté. Encore une fois, l’ensemble du processus s’est déroulé de manière transparente. »
En outre, une migration des données en temps opportun et un support technique solide sont essentiels pour minimiser les perturbations et garantir une transition en douceur, tout en maintenant la continuité opérationnelle pendant la transition vers le nouveau système. Joanne explique :
La mise en œuvre d’un système de gestion du temps et des présences basé sur le cloud comme TimeWellScheduled peut rencontrer des obstacles en matière de formation. Les employés ont souvent du mal à s’adapter à une nouvelle interface et à comprendre les fonctionnalités du système. Les besoins de formation s’étendent à l’accès à distance, à la saisie de données, au reporting et à la compréhension des protocoles de sécurité. Joanne décrit l’expérience de ses employées avec TimeWellScheduled :
TimeWellScheduled a apporté des changements transformateurs à la gestion des ressources humaines de New York Fries, améliorant notamment les opérations dans les franchises de Joanne Fennell en Ontario. Les problèmes tels que les quarts de travail manqués, les systèmes de planification obsolètes et la paie sujette aux erreurs ont été résolus efficacement.
Le système a rationalisé la précision des planifications, modernisé les processus de paie et amélioré l’efficacité globale. Joanne a souligné l’interface conviviale et les fonctionnalités centralisées, soulignant l’impact positif du logiciel sur les opérations et l’expérience des employés. Conseils de Joanne aux propriétaires et dirigeants d’entreprise :
