Liz Katanik, directrice du magasin Skiis and Biikes, supervise les opérations quotidiennes sur les sites pour garantir que l’entreprise reste engagée envers des connaissances techniques exceptionnelles, un service client exceptionnel et une expérience positive pour les employés.
Sous sa direction, Skiis et Biikes ont adopté le logiciel de planification basé sur le nuage de TimeWellScheduled pour remplacer leur système précédent. Depuis sa mise en œuvre, Liz a constaté des améliorations significatives dans la flexibilité de la planification, la gestion de la paie et la communication entre les gestionnaires et les employés.
Nous avons parlé avec Liz et son équipe pour en savoir plus sur son expérience avec TimeWellScheduled et son impact transformateur sur les opérations de Skiis et Biikes.
L’un des magasins de détail Skiis and Biikes est situé dans le quartier commercial animé de Mississauga, une ville célèbre pour son économie de détail florissante et sa proximité avec une variété de zones de loisirs de plein air, notamment des pistes cyclables pittoresques, des parcs de conservation et des destinations de ski populaires.
D’autres emplacements à Collingwood, Toronto et au Caledon Ski Club répondent tous aux besoins uniques de leurs communautés tout en respectant l’engagement de l’entreprise envers un service client de haute qualité et une expertise technique.
Skiis and Biikes est spécialisé dans les équipements d’activités de plein air et propose une large gamme d’équipements, de vêtements et de services techniques. Ils emploient une équipe dédiée de 60 à 110 personnes sur tous les sites afin de donner suffisamment de priorité au soutien des employés.
Défi n°1 : Logiciels obsolètes et peu intuitifs
Avant d’adopter TimeWellScheduled, Skiis and Biikes était aux prises avec un système de planification obsolète qui entravait les opérations quotidiennes au lieu de les soutenir. Le logiciel précédent n’était pas convivial et manquait de la conception intuitive nécessaire à un environnement de vente au détail au rythme rapide. Même après des années d’utilisation, les responsables se retrouvaient souvent à contacter le fournisseur de services pour obtenir de l’aide, pour découvrir ensuite que les solutions étaient rarement simples. Cette inefficacité a finalement conduit à une perte de temps et de ressources.
« Rien d’intuitif… Il fallait souvent faire appel à notre ancien fournisseur de services, même après des années d’utilisation, mais ils avaient rarement une solution simple. »
Solution n°1
Après seulement quelques jours, Skiis and Biikes a remarqué la conception intuitive et conviviale de TimeWellScheduled, éliminant le besoin d’assistance technique fréquente tout en permettant une navigation fluide. Les options de personnalisation ont offert une flexibilité pour adapter le logiciel aux besoins spécifiques de Skiis and Biikes, ce qui en fait un outil idéal pour leur environnement de vente au détail.
« Nous pouvons changer et ajuster tellement de petites choses très facilement pour répondre à nos besoins. »
Si une assistance technique était nécessaire, TimeWellScheduled s’assurait que son équipe soit réactive et prête à aider. Leur assistance rapide garantissait que toutes les questions ou préoccupations étaient traitées efficacement, minimisant les temps d’arrêt et assurant le bon déroulement des opérations.
Défi n°2 : Intégration et gestion des qualifications
L’intégration des nouveaux employés et la gestion de leurs identifiants constituaient également un autre défi pour Liz et son équipe. Leur ancien système comportait des fonctions de sécurité trop complexes, ce qui rendait difficile l’attribution des paramètres appropriés aux bons employés.
« Changer les identifiants était compliqué et rendait difficile la navigation dans les bons paramètres pour les bonnes personnes… (non conçu pour les employés ou les gestionnaires du commerce de détail). »
Solution n°2
L’un des changements les plus significatifs a été un système d’intégration plus simple, assisté par une meilleure efficacité de la planification. TimeWellScheduled affiche les horaires en fonction des différents services, ce qui permet aux responsables d’organiser les équipes plus efficacement et de garantir un personnel adéquat pour chaque secteur. Les responsables peuvent également consulter les résumés quotidiens des heures des employés et recevoir des notifications hebdomadaires qui indiquent si les employés ont un horaire trop long ou trop court. La possibilité d’établir des horaires des semaines à l’avance et d’organiser les demandes de congés dans l’application a réduit les perturbations et évité que les boîtes de réception des responsables ne soient submergées. Même la fonction d’échange d’équipes a ajouté une flexibilité indispensable aux employés.
« Le résumé des heures par jour est utile… (tout comme) l’avis des heures des employés pour la semaine. »
« La fonction de d’échange de quarts est géniale, (ainsi que) la possibilité de planifier des horaires des semaines à l’avance. »
L’administration de la paie a également bénéficié des fonctionnalités robustes de TimeWellScheduled, car le système a rendu le téléchargement des relevés de temps beaucoup plus efficace, avec moins d’erreurs lors du processus d’approbation. La fonction de relevé d’emploi (RE) est devenue un outil indispensable pour gérer la paie, gagner du temps et garantir l’exactitude. Les heures hebdomadaires pour les heures supplémentaires et les heures compensatoires sont désormais facilement accessibles, ce qui donne aux gestionnaires des informations claires pour améliorer les processus de paie et réduire les charges administratives.
« La fonction ROE est un outil extrêmement précieux pour le côté paie… il est facile de visualiser les heures hebdomadaires pour les heures supplémentaires et les heures compensatoires. »
Défi n°3 : Communication inefficace
La communication était un autre point faible pour Liz et son équipe. Leur ancien système logiciel n’offrait pas de plateforme centralisée pour gérer les présences et les tâches liées aux quarts de travail, obligeant les responsables à s’appuyer sur la correspondance textuelle et les e-mails. Cette approche peut souvent conduire à des problèmes de communication et à un afflux massif de messages, ce qui rend difficile le suivi efficace des mises à jour importantes. Les responsables avaient besoin d’une solution capable de rationaliser ces processus et de créer un espace dédié aux notes et aux conversations essentielles.
Les inefficacités en matière de planification et de communication peuvent nuire aux aspects plus critiques de la gestion du magasin, comme le service à la clientèle et le soutien aux employés. Skiis and Biikes avait donc besoin d’une solution qui rationaliserait les opérations et réduirait la charge administrative des gestionnaires, une solution spécifiquement adaptée aux besoins de leur environnement de vente au détail. Pour relever les défis posés par leur logiciel de planification obsolète, Skiis and Biikes s’est tourné vers TimeWellScheduled.
Solution #3
Enfin, TimeWellScheduled a amélioré la responsabilisation et la communication. Les chefs de service ont obtenu un accès direct au suivi des présences de leurs employés, ce qui a permis de transférer la responsabilité et la supervision du travail au seul directeur général. La communication entre les responsables et les employés a été simplifiée grâce à l’application, qui a centralisé les tâches de travail, les notes de présence et les mises à jour.
“« Les chefs de service ont un aperçu de la présence de leurs propres employés (ce qui) augmente la responsabilité. »
« (TimeWellScheduled) a rationalisé la communication concernant la présence et les tâches de travail via l’application, (ce qui) est très bénéfique pour les gestionnaires en créant un espace pour ces notes et conversations plutôt que des conversations passagères ou des SMS et des e-mails écrasants. »
Conclusion
