La vie avant et après TimeWellScheduled chez Canadian Tire
Dans cette étude de cas, découvrez comment le logiciel cloud de TimeWellScheduled a aidé Canadian Tire à surmonter les problèmes de planification et à réduire les coûts de main-d’œuvre.
La Société Canadian Tire est un détaillant canadien de base qui exploite 503 magasins à l’échelle nationale dans le secteurs de l’automobile, de la quincaillerie, du sport, des loisirs et des articles ménagers.
L’entreprise fournit avec succès aux consommateurs canadiens de tout le pays de tout, des produits d’épicerie aux appareils électroménagers en passant par les pièces et services automobiles depuis 1921.
En août 2021, sur la base d’un sondage mené auprès de 3 714 acheteurs, le groupe de détail Canadian Tire a été sélectionné comme « le meilleur marché au Canada. Détaillant de marchandises générales le plus respecté. » Parmi les cinq détaillants les plus respectés figuraient : Costco, Staples, Best Buy et Couche-Tard.
Étude de cas
Canadian Tire 885, boul. Fairville. Saint John, Nouveau-Brunswick
« Le magasin Canadian Tire de Saint John Fairville, NB offre une variété de produits, notamment des produits automobiles, des outils, de la quincaillerie, des sports, des articles ménagers et des produits de plein air. Cet emplacement dispose également d’un magasin d’automobiles. centre de réparation et d’entretien automobile. »
PROBLÈME
L’ancien système de gestion des temps et des présences entraînait des problèmes :
Rapprocher le nombre total d’heures payées et le total d’heures planifiées
En résumé, l’ancien système était rigide, fastidieux, peu fiable, inexact et coûteux.
SOLUTION
Logiciel de planification basé sur le cloud de TimeWellSchedule
Mike Denomme travaille chez Canadian Tire depuis 31 ans et est le directeur général du magasin de Saint John, au Nouveau-Brunswick. Mike supervise 49 employés et 10 gestionnaires au cœur de la ville la plus peuplée de la province.
Nous avons demandé à Mike :
Qu’est-ce qui vous rend le plus fier de votre magasin ?
La réponse de Mike
Le Canadian Tire de Mike vit selon ces mots ; en 2017, le magasin a implémenté la solution de planification de TimeWellScheduled et n’a pas regretté son choix. Nous avons donc interrogé Mike pour en savoir plus sur son expérience avec le logiciel de planification cloud de TimeWellSchedule (TWS).
Passez 80 % de temps en moins sur la planification
4.7 (752 avis)
Problème n°1 :
Rapprochement du nombre total d’heures payées et du total des heures planifiées.
Nous avons demandé à Mike :
La réponse de Mike
Le rapprochement des horaires est le processus de comparaison du nombre total d’heures de travail de la période de paie en cours au nombre d’heures payées. Le but est de s’assurer que les deux chiffres correspondent. Le rapprochement est une vérification finale pour garantir que les dépenses en heures de main-d’œuvre sont exactes et respectent le budget prévu.
Les rapprochements des heures de travail sont une procédure importante, car la main-d’œuvre d’une entreprise constitue le plus grand composante du Taux des Coûts Indirects (ICR).
Chez Canadian Tire à Saint John, l’ancien système était moins précis et peu fiable, ce qui rendait difficile la planification et le contrôle. dépenses de main d’œuvre. De plus, le système prenait beaucoup de temps, car il obligeait les responsables à saisir manuellement chacune des 49 heures des employés.
Problème n°2 :
Communication des horaires
Nous avons demandé à Mike :
La réponse de Mike
Si vous êtes un responsable ou un employé de vente au détail, cette réponse peut vous faire sourire, grincer des dents ou même rire. Mais c’est l’une de ces traditions héritées qui font désormais partie de la culture du commerce de détail. Ça marche, en quelque sorte…
Canadian Tire à Saint John’s, avant 2017, utilisait la méthode traditionnelle de communication actuelle et les futurs horaires du personnel en les imprimant et en les affichant dans un espace commun. Les horaires étaient généralement affichés à l’avance, ce qui donnait aux employés le temps de vérifier leurs horaires et de planifier leur travail et leur vie personnelle en conséquence.
Par exemple, lorsque les employés constatent que leur horaire de travail entre en conflit avec quelque chose d’important dans leur vie personnelle, comme un événement familial ou un rendez-vous médical, ils peuvent collaborer avec la direction pour échanger leurs quarts de travail avec un autre employé.
De même, les quarts de travail ouverts étaient généralement affichés dans la salle du personnel sur une feuille de papier ou un post-it. Les demandes de congés étaient communiquées de la même manière, manuscrites sur papier ou formulaire et soumises. Les gestionnaires faisaient un suivi avec des annonces verbales ou téléphonaient aux employés disponibles.
Pour l’essentiel, le système a fonctionné. Cependant, cela était inefficace, stressant et optimisait souvent la capacité de planification. De plus, il arrivait parfois que les quarts de travail ne soient pas pourvus en raison des options de communication limitées.
Dans le système traditionnel, les problèmes de planification typiques tels que les quarts de travail ouverts, les demandes de congés et la disponibilité des employés ; n’étaient pas gérés de manière optimale. De nombreuses organisations utilisent encore ce processus de planification aujourd’hui ; le système est fonctionnel mais loin d’être optimal et cela fait perdre du temps et de l’argent.
Problème n°3 :
L’ancien système était lourd, nécessitant une saisie manuelle des heures de chaque employé
En 2022, cela peut paraître étrange, mais 25 % des petites et moyennes entreprises utilisent encore un stylo et du papier pour leurs dossiers de paie. Une étude récente réalisée par American Payroll Association a découvert que 30 % des entreprises utilisent un système de paie vieux de 10 ans ou plus.
Dans de nombreuses opérations de vente au détail, y compris Canadian Tire, les systèmes de planification manuelle entraînent souvent des quarts de travail en sureffectif ou en sous-effectif. Les coûts de main-d’œuvre sont difficiles à prévoir, le personnel devant travailler des heures supplémentaires ou les employés étant affectés à des équipes sans réelle nécessité commerciale.
Les systèmes de planification manuelle sont souvent simples à utiliser. Cependant, dans de nombreux cas, les anciennes solutions logicielles n’étaient pas uniquement conçues pour la planification des équipes. Par exemple, la planification des activités de vente au détail est dynamique et nécessite la flexibilité nécessaire pour faire face aux fluctuations de l’activité, aux besoins des employés et à la paie. Les systèmes plus anciens étaient conçus pour calculer et imprimer, mais ne s’adaptaient pas aux circonstances changeantes.
Sur le plan administratif, la planification manuelle rend difficile la tenue de registres précis de la présence des employés et prend du temps pour les responsables. De plus, ces pratiques de planification augmentent les coûts de main-d’œuvre et ne sont pas fiables, ce qui peut nuire au moral des employés et même conduire à un roulement volontaire.
En termes simples, la planification manuelle et les anciens systèmes de planification entraînent invariablement une baisse de la productivité des employés, des coûts plus élevés et une mauvaise utilisation du temps de gestion.
SOLUTION
Logiciel de planification cloud de TimeWellScheduled
Le système de paie intégré remplace la saisie manuelle
Aujourd’hui chez Canadian Tire à Saint Johns , le logiciel TWS fournit aux responsables toutes les informations de paie nécessaires pour calculer, imprimer et télécharger les informations de paie au format Excel, puis exporter les données en quelques minutes seulement.
« Nous avons désormais la capacité de contrôler les horaires, les coûts salariaux et les budgets »
– Mike Denomme.
En outre, à titre de contrôle et d’équilibre, les planificateurs peuvent comparer les budgets aux périodes de paie précédentes pour vérifier l’efficacité et l’exactitude ou si des ajustements sont nécessaires. Le système TWS élimine les tracas liés à la saisie manuelle des cartes de pointage !
Communication améliorée
TimeWellSchedules résout le problème de communication en fournissant aux managers et aux employés deux outils essentiels, le portail en ligne< /strong> et l’application TWS, disponibles sur le Google Play Store et l’App Store pour iPhone.
« Nous avons (maintenant) un meilleur contrôle sur la planification, les procédures de pointage et la gestion des demandes de congés »
– Mike Denomme.
Chaque employé dispose de son propre portail pour suivre les messages, vérifier son emploi du temps, prendre un poste disponible ou demander un congé. De plus, le personnel peut utiliser l’application ou le portail en ligne pour postuler à des échanges d’équipes sur un PC, une tablette ou un téléphone mobile.
L’accès en ligne via l’application ou le portail des employés permet aux managers de modifier les horaires actuels ou futurs et de les communiquer rapidement à toute l’équipe.
Et pour garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde, les employés et les managers reçoivent des alertes via leur téléphone mobile ou d’autres appareils. Ainsi, un changement d’horaire soudain et inattendu ne signifie pas qu’un quart de travail restera inoccupé.
« Les employés aiment la facilité de pointage à l’arrivée et au départ. Utiliser l’application pour consulter leurs horaires et demander des congés » – Mike Denomme
Répliquer avec succès grâce aux modèles de planification
Les modèles de planification des employés sont un calendrier pour une période spécifique avec les noms des employés et les horaires de travail. Les gestionnaires de Canadian Tire utilisent des modèles d’horaires pour attribuer des heures aux employés et fournir une référence fiable pour les horaires de travail.
Les Modèles d’horaires de TWS permettent aux responsables de prendre des quarts de travail sélectionnés (une journée, une semaine entière, etc.) et de les enregistrer pour les réutiliser. utilisation dans les programmes futurs. Les modèles fonctionnent particulièrement bien pour les détaillants tels que Canadian Tire, où les horaires de travail sont similaires d’une semaine à l’autre.
L’utilisation des modèles de planification présente plusieurs avantages :
- Aide à planifier et à contrôler les coûts
- Veille à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde
- Peut être affiné et amélioré au fil du temps
- Aide à se préparer aux problèmes inattendus
- Permet le suivi des performances
- Élimine le besoin de saisie manuelle
Dans le cas de Canadian Tire, les modèles d’horaires réduisent le temps nécessaire pour créer des horaires de travail toujours fiables et éliminent le besoin de saisie manuelle des horaires des employés.
« C’est un excellent outil pour budgétiser et gérer les coûts de main-d’œuvre »
– Mike Denomme, directeur général, Canadian Tire Saint John’s NB.
TimeWellScheduled est la solution parfaite pour votre entreprise de vente au détail. Notre logiciel basé sur le cloud facilite la création et la gestion des horaires des employés, et notre fonction d’horloge permet aux employés de pointer à l’arrivée et au départ depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile. De plus, notre service client est toujours disponible pour vous aider à tirer le meilleur parti de notre logiciel. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont TimeWellScheduled peut aider votre entreprise de vente au détail à optimiser ses performances.
Merci d’avoir lu notre article !
À propos
TimeWellScheduled.com
TimeWellScheduled.com est un logiciel de gestion du temps et des présences en ligne sécurisé, 100 % adapté à vos besoins de planification des horaires! De plus, TimeWellScheduled facilite le suivi et la gestion des présences des employés. tâches de paie et améliore vos capacités de gestion du personnel.