Case Study
Oakville, Party City en Ontario
Le magasin de détail Oakville Party City est situé au 230 North Service Road West à Oakville, en Ontario. Il se trouve à environ 20-30 minutes en voiture de la ville de Mississauga. En 2021-2022, Oakville, en Ontario, compte une population d’environ 212 000 personnes.
Oakville est une communauté aisée. Par rapport au reste de l’Ontario, le revenu moyen des ménages d’Oakville est estimé à 198 622,41 $ (le revenu moyen des ménages en Ontario est de 116 877,51 $) (Invest Oakville, 2021)
Le magasin Oakville Party City propose une grande variété d’articles de fête, de costumes et de décorations de fête à thème. Le magasin compte actuellement 21 employés.
Cas Problème
Il est temps de mettre à jour le logiciel de planification
Le système de planification précédent n’était ni convivial ni efficace. Par exemple, la création et la saisie des horaires prenaient du temps. Communiquer les nouveaux horaires et les changements d’horaire aux employés nécessitait beaucoup d’efforts manuels et de temps de gestion. De plus, c’était un défi de savoir avec certitude si les employés étaient plus ou moins de leur temps prévu.
Selon le directeur général, Frank Frutti, l’ancien système de planification du magasin Party City n’envoyait pas automatiquement d’e-mail ou d’avis aux employés concernant un nouvel horaire ou toute modification d’horaire.
Avec l’ancien système de planification, les employés devaient soit se rendre dans le magasin et vérifier l’horaire physique réel, appeler le magasin et demander à quelqu’un leurs horaires de travail, soit accéder au système en ligne pour accéder à leur horaire. Bien que ce processus ait fonctionné dans une certaine mesure, il n’était pas idéal.
Après avoir implémenté la solution de planification basée sur le cloud de TimeWellScheduled , l’un des premiers avantages que Frank et son équipe ont réalisé était les fonctionnalités de communication et de notification automatisées. Par exemple, une fois l’horaire rempli et publié, il est ensuite automatiquement envoyé aux employés par e-mail ou via l’application TimeWellScheduled. Cette fonction de communication évite aux responsables d’avoir à informer individuellement les employés de leurs quarts de travail.
TimeWellScheduled améliore les communications générales sur le lieu de travail entre les gestionnaires et les employés en fournissant aux organisations deux outils essentiels. Le portail en ligne et l’application TimeWellScheduled. L’application TimeWellScheduled est disponible à la fois sur Google Play Store et sur l’iPhone App Store.
De plus, les demandes de congés peuvent être soumises via l’application ou le portail TimeWellScheduled informant les gestionnaires et les employés que les quarts de travail ouverts seront disponibles à une date et une heure données.
Ces caractéristiques innovantes signifient qu’il n’est pas nécessaire de faire des demandes papier ou de courir après des employés qui peuvent ou non être disponibles. Toutes ces informations sont sur le tableau de bord ! Ces fonctionnalités réduisent considérablement la probabilité qu’un quart de travail ne soit pas doté, ce qui permet aux responsables de recentrer leur temps sur des tâches plus critiques.
« La planification est beaucoup plus rapide, il est plus facile d’envoyer des messages à l’ensemble du personnel. L’application aide aussi beaucoup » – Frank Frutti, directeur général de Party City.
LA SOLUTION
Party City économise du temps et de l’argent sur la création et l’administration des horaires
TimeWellScheduled peut réduire considérablement le nombre d’heures que les responsables de Party City consacrent à la planification et à l’administration des horaires hebdomadaires, bihebdomadaires et mensuels.
Par exemple, la fonction de modèle de TimeWellScheduled permet aux gestionnaires d’enregistrer des horaires qui ont fonctionné exceptionnellement bien et qui sont disponibles pour une utilisation future. Ainsi, il n’est pas nécessaire de recréer des horaires à partir de zéro chaque semaine.
C’est ce que nous appelons notre « fonctionnalité » de modèle de planification ! L’utilisation des modèles de planification présente plusieurs avantages :
- Aide à planifier et contrôler les coûts
- Garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde
- Aide à se préparer à des problèmes inattendus
- Permet le suivi de la fréquentation et des performances
- Élimine le besoin de saisie manuelle
Dans le cas d’Oakville Party City, les modèles planifiés réduiront le temps nécessaire pour créer des horaires de travail fiables et constants, éliminant le besoin de calculs manuels et de saisie des heures de travail des employés.
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